LẬP KẾ HOẠCH – NGUYÊN TẮC TỐI THƯỢNG TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN - Học viện đào tạo Action - ACTION TRAINING INSTITUTE

 

 

“Nguyên tắc đầu tiên để quản lý thời gian là lập kế hoạch”

Ai cũng nói lập kế hoạch nhưng bạn đã biết được cách lập kế hoạch chưa và có chịu viết nó ra không. Hãy viết nó ra đừng giữ trong đầu. Chúng ta luôn cảm thấy bận rộn và áp lực vì không có bản kế hoạch công việc cho mình. Việc gì đến với mình, được sếp giao, được khách hàng thúc ép thì làm.

Bạn có hiểu đúng từ KẾ HOẠCH ?

“Kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời gian, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể, và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã đề ra.”

Ngồi và viết ra kế hoạch cho công việc của bạn theo các nguyên tắc sau. Cuộc sống của bạn sẽ rõ đường đi nước bước.

  1. 5 bước thiết lập kế hoạch:
  • Xác định mục tiêu tổng thể và cụ thể.
  • Xác định các căn cứ để xác định mục tiêu.
  • Xác định nhiệm vụ cụ thể và quỹ thời gian.
  • Xây dựng bản biểu, các giải pháp để đạt được mục tiêu.
  • Tổng hợp và rút kinh nghiệp.
  1. Phương pháp 5W H 2C 5M – “ GIẢI PHÁP” cho việc lập kế hoạch.

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W ( why).

Xác định nội dung công việc 1W ( what ).

Xác định 3W( where, when, who).

Xác định cách thức thực hiện công việc 1H ( how).

Xác định phương pháp kiểm soát 1C ( control).

Xác định phương pháp kiểm tra 1C ( check).

Xác định nguồn lực thực hiện 5M.

  • Xác định mục tiêu yêu cầu ( why)

– Tại sao bạn phải làm công việc này?

– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

  • Xác định nội dung công việc (what)

Nội dung công việc đó là gì. Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

  • Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

– Công việc đó thực hiện tại đâu?

– Giao hàng tại địa điểm nào?

– Kiểm tra tại bộ phận nào?

– Testing những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

– Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

– Có 4 loại công việc khác nhau:

  • Công việc quan trọng và khẩn cấp.
  • Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.
  • Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
  • Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Và dành nhiều thời gian cho công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

– Ai làm việc đó

– Ai kiểm tra

– Ai hổ trợ.

– Ai chịu trách nhiệm…

  • Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

– Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

– Tiêu chuẩn là gì?

– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

  • Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:

– Công việc đó có đặc tính gì?

– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu là gì?

  • Xác định phương pháp kiểm tra (Check)

Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:

– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

– Ai tiến hành kiểm tra?

– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

– Trong doanh nghiệp không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

  • Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực ttrong khi chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

– Man = nguồn nhân lực.

– Money = tiền bạc.

– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

– Machine = máy móc/công nghệ.

– Method = phương pháp làm việc.

Man, bao gồm các nội dung:

– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

– Ai hỗ trợ?

– Ai kiểm tra?

– Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

– Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.

– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

– Xác định phương thức cung cấp dịch vụ

– Thời hạn hoàn tất công việc.

Có bản kế hoạch trong tay việc quản lý thời gian cho cuộc sống của bạn sẽ dễ hàng hơn nhiều!

 

 

 

 

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Để lại tin nhắn cho chúng tôi!

facebook

Action Training Academy